Politica de Confidențialitate și Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR)

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal ale vizitatorilor și clienților website-ului nostru („Site-ul”), prin intermediul căruia, folosind platforma WooCommerce, pot fi comandate servicii de eliberare / obținere documente („Serviciile”).

Politica este redactată în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR”), Legea nr. 190/2018 și legislația aplicabilă din România.

Acest document are rol informativ general și trebuie adaptat cu datele concrete ale societății și ale colaboratorilor. Recomandăm consultarea unui avocat sau specialist GDPR înainte de publicare.

1. Cine suntem și cum ne puteți contacta

Operatorul de date este:
TEAM-CAD VEST SRL, persoană juridică organizată conform legii române, cu sediul în Loc. Timisoara, Str. Gloriei, Nr. 6 județul Timis, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J35/2653/2019, CUI 41307666, e-mail: ontact@documentrapid.ro, telefon: [NUMĂR DE TELEFON].

În această Politică de Confidențialitate ne vom referi la TEAM-CAD VEST SRL prin sintagmele „noi”, „Operatorul” sau „Societatea”.

Pentru orice întrebări legate de prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta la adresa de e-mail indicată mai sus.

2. Ce tipuri de date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de interacțiunea cu Site-ul și de Serviciile comandate, putem prelucra următoarele categorii de date:

• 1. Date de identificare și contact, precum:
• – nume, prenume;
• – adresă poștală (domiciliu / reședință / adresă de corespondență);
• – adresă de e-mail;
• – număr de telefon;
• – datele contului de utilizator (username, parolă – parola este stocată în format criptat).
• 2. Date necesare pentru prestarea Serviciilor (eliberare / obținere documente), de exemplu:
• – date privind actele de identitate (seria și numărul actului, autoritate emitentă, data emiterii / expirării), numai dacă sunt strict necesare;
• – CNP / cod numeric personal, numai dacă este impus de lege sau este strict necesar pentru identificare în vederea obținerii documentelor;
• – date din documentele pentru care solicitați eliberarea / obținerea (de exemplu: număr de dosar, număr de hotărâre, date cadastrale / de proprietate, alte date necesare pentru identificarea documentului la autoritatea competentă);
• – informații pe care ni le transmiteți voluntar în câmpurile de observații / note ale comenzii.
• 3. Date de facturare și tranzacționare:
• – adresă de facturare;
• – date despre comandă (produse / servicii, valoare, dată, status);
• – modalitate de plată și status plată; datele de card sunt procesate de procesatorul de plăți și nu sunt stocate de noi.
• 4. Date tehnice și de utilizare a Site-ului:
• – adresă IP, tip browser, sistem de operare, device;
• – data și ora accesării, paginile vizitate, acțiunile efectuate în cont (ex. plasare comandă);
• – identificatori online (cookies, ID-uri dispozitiv) – detaliați în Politica de cookies.
• 5. Date pentru comunicări de marketing (opțional):
• – nume, prenume;
• – e-mail și preferințe de comunicare.

3. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră în următoarele scopuri și în baza următoarelor temeiuri legale GDPR:

1. 1. Încheierea și executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR)

• pentru crearea și administrarea contului de utilizator pe Site;
  • pentru preluarea, confirmarea, procesarea și livrarea comenzilor;
  • pentru transmiterea de informații legate de statusul comenzii, termene, eventuale clarificări necesare pentru obținerea / eliberarea documentelor;
  • pentru gestionarea relației cu clienții (asistență tehnică și suport).

2. 2. Îndeplinirea obligațiilor legale (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR)

• pentru emiterea și arhivarea documentelor contabile (facturi, chitanțe etc.);
  • pentru respectarea obligațiilor fiscale și arhivistice prevăzute de legislația română;
  • pentru răspunsul la solicitări primite din partea autorităților publice, atunci când suntem obligați prin lege.

3. 3. Interesul legitim al Operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR)

• pentru îmbunătățirea și dezvoltarea Serviciilor și a funcționalităților Site-ului;
  • pentru analiza și monitorizarea modului de utilizare a Site-ului, în scop de securitate și prevenire a fraudelor;
  • pentru apărarea drepturilor noastre în justiție (de exemplu, în cazul unor litigii).

4. 4. Consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR)

• pentru trimiterea de newslettere și comunicări comerciale prin e-mail sau alte canale similare;
  • pentru anumite tipuri de cookies / tehnologii de tracking, în conformitate cu legislația aplicabilă.
  Aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

4. Sursa datelor

În mod obișnuit, colectăm datele direct de la dumneavoastră, atunci când creați un cont, plasați o comandă sau ne contactați prin intermediul formularelor disponibile pe Site.

În cadrul Serviciilor de eliberare / obținere documente, este posibil să primim sau să consultăm date aferente documentelor care vă privesc de la autorități / instituții publice, în măsura permisă de lege și strict pentru îndeplinirea mandatului pe care ni-l acordați.

5. Cui divulgăm datele dumneavoastră

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră. Putem totuși transmite sau pune la dispoziție datele cu caracter personal următoarelor categorii de destinatari, strict în măsura necesară:

• – furnizori de servicii de găzduire (hosting) și mentenanță IT a Site-ului;
• – furnizori ai platformei și extensiilor WordPress / WooCommerce, în scop de mentenanță tehnică;
• – furnizori de servicii de plăți online (de ex. Netopia, EuPlătesc sau alți procesatori autorizați);
• – furnizori de servicii de curierat / poștă, pentru livrarea documentelor sau corespondenței;
• – furnizori de servicii de contabilitate și consultanță (în condiții de confidențialitate);
• – furnizori de servicii de marketing și comunicare (de exemplu, platforme de newsletter), dacă v-ați dat acordul;
• – autorități publice (instanțe, organe de control, autorități fiscale), atunci când există o obligație legală sau un drept legitim de divulgare.

Furnizorii de servicii care acționează în calitate de persoane împuternicite vor prelucra datele exclusiv pe baza instrucțiunilor noastre și în temeiul unor contracte de prelucrare a datelor, cu obligații de confidențialitate și securitate adecvate.

6. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

În principiu, stocăm și prelucrăm datele în Spațiul Economic European (SEE). Dacă, în mod excepțional, vom utiliza furnizori de servicii (ex. platforme de newsletter, servicii cloud) ale căror servere se află în afara SEE, ne vom asigura că sunt implementate garanții adecvate conform GDPR, cum ar fi: decizii de adecvare emise de Comisia Europeană, clauze contractuale standard sau alte mecanisme legale.

Puteți solicita informații suplimentare privind transferurile internaționale de date, acolo unde este cazul, folosind datele de contact din această Politică.

7. Perioada de stocare a datelor

Stocăm datele cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cât timp suntem obligați prin lege. În mod orientativ:

• – datele contului de utilizator: pe întreaga durată a existenței contului; dacă solicitați ștergerea contului, anumite date vor fi păstrate în continuare, în limita obligațiilor legale (ex. documente contabile);
• – datele privind comanda și facturarea: pe perioada prevăzută de legislația financiar-contabilă (de regulă, 5–10 ani de la data încheierii exercițiului financiar);
• – datele necesare pentru dovedirea drepturilor noastre în justiție: până la expirarea termenelor de prescripție aplicabile;
• – datele folosite pentru comunicări de marketing: până la retragerea consimțământului sau până când vă opuneți prelucrării.

8. Drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în legătură cu datele cu caracter personal:

• – dreptul de informare și acces la date;
• – dreptul la rectificare (corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete);
• – dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), în măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale;
• – dreptul la restricționarea prelucrării;
• – dreptul la portabilitatea datelor, pentru datele furnizate de dumneavoastră și prelucrate prin mijloace automate;
• – dreptul de opoziție, în special față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim sau pentru marketing direct;
• – dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice semnificative;
• – dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, atunci când temeiul prelucrării este consimțământul;

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la adresa de e-mail menționată la secțiunea 1. Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră în termenul legal de 30 de zile, cu posibilitatea prelungirii în cazuri complexe.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):
Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, România
Website: www.dataprotection.ro

9. Prelucrarea CNP și a altor categorii speciale de date

În măsura în care, pentru prestarea Serviciilor, este necesară prelucrarea CNP-ului și/sau a altor date cu caracter personal cu regim special potrivit legislației române (de exemplu, date privind sancțiuni, anumite informații din cazier sau alte categorii de date), vom prelucra aceste date doar atunci când:

• – prelucrarea este impusă sau permisă în mod expres de o dispoziție legală;
• – prelucrarea este strict necesară pentru identificarea dumneavoastră în vederea obținerii documentelor solicitate;
• – avem consimțământul dumneavoastră explicit, acolo unde este necesar.

Vom aplica măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea acestor date, inclusiv restricționarea accesului doar la personalul autorizat și păstrarea lor pe durata minim necesară pentru scopul prelucrării.

10. Cookies și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookies și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă a paginilor, pentru analiză statistică și pentru personalizarea experienței utilizatorilor. Detalii despre tipurile de cookies folosite, durata lor de viață și opțiunile de control sunt disponibile în Politica de cookies publicată pe Site.

11. Securitatea datelor cu caracter personal

Luăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva pierderii, utilizării abuzive, accesului neautorizat, divulgării, modificării sau distrugerii. Printre acestea se numără: utilizarea de conexiuni securizate (HTTPS), controlul accesului la date, parole criptate, backup-uri periodice și instruirea persoanelor care prelucrează date.

Deși depunem toate eforturile rezonabile pentru protejarea datelor, nicio transmisie de date prin internet sau sistem de stocare electronică nu poate fi garantată ca fiind 100% sigură.

12. Prelucrarea datelor minorilor

Serviciile oferite prin intermediul Site-ului nostru nu sunt destinate persoanelor cu vârsta sub 18 ani. Nu colectăm în mod intenționat date ale minorilor. Dacă descoperim că am colectat accidental date ale unei persoane sub 18 ani, vom lua măsuri pentru a șterge respectivele date în cel mai scurt timp, cu excepția situațiilor în care o dispoziție legală ne obligă să le păstrăm.

13. Decizii automate și profilare

În prezent nu luăm decizii care să se bazeze exclusiv pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice ce vă privesc sau care vă afectează într-o măsură semnificativă în mod similar. Dacă în viitor vom introduce astfel de mecanisme, vă vom informa în prealabil și vom respecta cerințele GDPR.

14. Modificarea acestei Politici de Confidențialitate

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate din când în când, de exemplu pentru a o alinia la modificări legislative sau la schimbări în modul de funcționare al Site-ului și Serviciilor. Versiunea actualizată va fi disponibilă pe Site și va intra în vigoare de la data publicării. Vă recomandăm să verificați periodic această pagină.

15. Data ultimei actualizări

Această Politică de Confidențialitate a fost actualizată la data de: 17.11.2025.